对于会议活动策划来说,前期准备的好,中后期的执行也就好做许多。那么,会议活动策划的前期准备需要做什么呢?
  
  1、确定会议目的:在做商务会议策划时,首先要明确会议的目的,这是整个会议的核心部分。确定好目的之后,可以列出会议的议题,这里可以将议题分为一个主要议题和其他几个小议题。
  
  2、确定会议场地:会议场地一般选择在酒店或者是企业的会议室,这可以综合会议的性质、参与人数等来综合决定。可以列出多个备选地点,逐一进行实地调研,主要需要看场地的地理位置、交通因素、内部设施、相关活动承载经验、服务能力等,再择优选择。
  
  3、确定会议流程:会议的流程一般包括嘉宾入场签到、领导讲话、PPT讲解等,流程的设计应以高效为原则,需要删除不必要的环节。以签到为例,如果是大型会议,嘉宾比较多,若还是采用传统纸质签到,不仅效率低,还容易出错,这里可以试一下大屏互动签到,嘉宾扫码即可完成签到,信息自动录入后台,也方便管理,效率能提升不少。
  
  4、确定会议邀请的嘉宾:这也需要根据会议的实际情况安排。以新品发布会为例,一般要邀请公司领导、业内知名人士、媒体记者等,确定好邀请的嘉宾之后,要提前发送邀请函,邀请函的选择可以用纸质,或是电子邀请函,比较流行的有H5形式,或是大屏互动报名系统。
  
  5、确定工作人员:这要提前做好具体的工作安排表,列好每个人需要负责的工作。要注意合理的组织安排会场工作人员,对会场人员进行管理培训。如果是制作大型会议策划方案,要提前至少30天准备,给活动设计留有足够的时间。
  
  6、确定会议预算:会议的场地租赁、物资购买等都需要不少资金支持,预算不同,会议的安排也是不同的。如果预算多,那能折腾的花样也就更多了,比如可以找专业的活动策划公司,这样不仅可以减少主办方的压力,还能照顾到很多小细节。
  
  7、准备会议物料:会议现场的大部分物料是需要经过设计的。包括会议的背景版、签到台、播放的PPT背景等,物料的设计应兼顾实用、体验和美观。
  
  8、会议彩排:建议提前一到两天多彩排几次,将出现的问题解决掉,这样在会议活动当天就可以避免了。


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